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Notre client, acteur reconnu du secteur du transport et de la logistique, souhaite renforcer l’organisation de l’une de ses filiales. Dans ce cadre, nous recrutons un :

 

Responsable Administratif (H/F/N)

Transport et logistique : Gestion administrative • Ressources humaines • Contrôle de gestion •  Management d’équipe

 

Garant de l’administration générale de la filiale, vous conseillez et accompagnez le Directeur de filiale dans le pilotage de l’activité.

Vous contribuez à la préparation et au suivi d’indicateurs de gestion fiables et pertinents, assurez la gestion du personnel et veillez au bon fonctionnement administratif et opérationnel de la structure.

Vous encadrez également une équipe composée de deux à trois collaborateurs.

 

Vos missions

Vos responsabilités s’articulent autour de quatre grands domaines.

Gestion du personnel et des relations sociales

• Contribuer à l’intégration des collaborateurs ;
• Constituer et suivre les dossiers du personnel : contrats de travail, avenants, échéanciers obligatoires, correspondances et dossiers disciplinaires ;
• Réaliser ou superviser la paie, en assurer le contrôle et proposer des optimisations ;
• Assurer le suivi de l’absentéisme ;
• Piloter ou superviser les dossiers d’accidents du travail : déclarations, suivi et éventuelles contestations ;
• Élaborer ou superviser le plan de formation et son suivi ;
• Veiller à la bonne application de la législation sociale et des règles internes ;
• Préparer les dossiers liés à l’exercice du pouvoir disciplinaire ;
• Garantir le bon fonctionnement des instances représentatives du personnel : élections professionnelles, calendrier, ordres du jour et consultations obligatoires ;
• Assurer, en collaboration avec le Directeur de filiale, les relations avec les autorités de contrôle et les administrations.

Gestion administrative et pilotage de l’activité

• Garantir le bon déroulement de la facturation clients, depuis la clôture des dossiers jusqu’au recouvrement ;
• Superviser ou participer au contrôle des factures fournisseurs ;
• Consolider et communiquer les éléments nécessaires à l’établissement du reporting mensuel et des indicateurs de gestion ;
• Analyser les coûts d’exploitation et alerter la direction en cas de dérive ;
• Collecter et transmettre à la holding les éléments fiscaux et sociaux, notamment la TICPE et la TVA étrangère ;
• Gérer la documentation générale, son suivi et son archivage : correspondances, contrats fournisseurs et sous-traitants, registres et documents obligatoires ;
• Réaliser ou superviser la gestion des documents et titres administratifs : certificats d’immatriculation, licences de transport et taxes ;
• Superviser la gestion des moyens de paiement automatisés, notamment les télépéages et les cartes carburant ;
• Réaliser ou superviser le suivi des dossiers d’assurance ;
• Veiller à la bonne tenue et à l’utilisation de la caisse et du compte accréditif ;
• Assurer la bonne gestion des stocks et organiser leur suivi mensuel et annuel ;
• Centraliser et gérer les dépenses courantes, notamment celles liées aux travaux ;
• Assurer la gestion et le suivi des DAD (Droits et Autorisations de Douane).

Services généraux et informatique

• Assurer l’intendance générale de la filiale : tenues, fournitures de bureau, téléphonie, contrats d’entretien, gardiennage, espaces verts, bâtiments et locaux sociaux ;
• Contribuer à la sécurisation du site : entrées, sorties, contrôle des accès et télésurveillance ;
• Assurer le suivi des vérifications réglementaires liées aux infrastructures : installations électriques, chaudières, sécurité incendie et certifications ;
• Être l’interlocuteur de la filiale auprès du support informatique ;
• Être le relais privilégié entre la filiale et la holding.

Management

• Encadrer et accompagner une équipe de deux à trois collaborateurs ;
• Organiser et répartir les activités ;
• Définir les priorités et suivre leur réalisation ;
• Favoriser la qualité du travail collectif et le développement des compétences.

Les spécificités des activités

• Un périmètre transverse associant ressources humaines, gestion administrative, contrôle de gestion et services généraux ;
• Une fonction au cœur du pilotage et du fonctionnement de la filiale ;
• Une collaboration étroite avec le Directeur de filiale ;
• Des échanges réguliers avec la holding, les administrations et les organismes de contrôle ;
• Le management d’une équipe de proximité ;
• Un environnement opérationnel lié au transport et à la logistique.

Vos compétences

• Bonne maîtrise de l’administration du personnel et des fondamentaux de la législation sociale ;
• Connaissance des processus de paie et des relations sociales ;
• Maîtrise du contrôle de gestion opérationnel ;
• Capacité à construire, analyser et fiabiliser des indicateurs de gestion ;
• Connaissance des processus de facturation, de recouvrement et de contrôle administratif ;
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion ;
• Capacité à encadrer et à accompagner une équipe ;
• Rigueur et sens de l’organisation ;
• Capacité d’analyse et de synthèse ;
• Écoute et communication ;
• Disponibilité, confidentialité et sens du contact.

 

Votre profil

Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac+3 minimum et justifiez d’au moins 5 années d’expérience dans des fonctions similaires ou dans le contrôle de gestion opérationnel.

Votre connaissance du transport et de la logistique vous permet de comprendre les enjeux opérationnels de la filiale et d’accompagner efficacement son activité.

Votre parcours vous a permis de développer une réelle polyvalence dans la gestion administrative, les ressources humaines, le suivi d’indicateurs et le management d’équipe.

Votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre capacité d’analyse vous permettent de conseiller la direction et de travailler avec des interlocuteurs variés, dans le respect de la confidentialité des informations traitées.

 

Vos critères de performance

• Garantir la fiabilité et la conformité de l’administration de la filiale ;
• Produire des indicateurs de gestion pertinents dans les délais attendus ;
• Assurer la qualité du suivi administratif et social des collaborateurs ;
• Analyser les coûts d’exploitation et alerter la direction avec réactivité ;
• Organiser efficacement l’activité de l’équipe administrative ;
• Sécuriser les pratiques, les documents et les échéances réglementaires ;
• Favoriser la fluidité des échanges entre la filiale et la holding.

 

• Contrat : CDI statut Cadre
• Rémunération : Selon profil et expérience
• Localisation : Clichy (92)
• Management : Équipe de 2 à 3 collaborateurs

 

Chez learn2fly-rh

Nous sommes convaincus qu’un bon recrutement ne repose pas uniquement sur des compétences.

Il repose aussi sur une rencontre entre un métier, une entreprise et une personne.

Notre ambition est de vous accompagner vers un projet dans lequel vous pourrez mettre pleinement votre expertise au service d’une entreprise qui soit en phase avec vos valeurs.

Vous souhaitez exercer une fonction où la gestion, le conseil, le management et la proximité avec les équipes sont au cœur de votre quotidien ?

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