Notre client est un acteur européen leader de la location de locomotives dernière génération. Il déploie désormais son activité en France.
Afin de structurer son développement, nous recrutons un :
Office Manager – Filiale française d’un groupe allemand (H/F/N)
La raison d’être du poste
Au sein de la filiale française d’un groupe allemand, l’Office Manager veillera au bon fonctionnement général des bureaux de l’entreprise.
Il/elle travaillera étroitement avec le DG France et aussi le siège du groupe situé en Allemagne.
Vos responsabilités :
Vous fournirez un soutien polyvalent à la filiale française, sur les sujets commerciaux, opérationnels et administratifs.
Vous superviserez les reportings internes et externes
Vous veillerez également à la bonne la communication concernant certains évènements pouvant être organisés en relation avec le siège.
Vos missions :
- Remplir les contrats de location de matériels, s’occuper des garanties
- Observer le marché et établir un rapport mensuel.
- Soutenir les équipes de vente notamment par l’achat des fournitures, l’organisation des calendriers / plannings
- Organiser les agendas des réunions mensuelles (réunion de tout le personnel) ainsi que les visites occasionnelles du PDG et travailler de manière générale avec la direction du siège.
- Soutenir les besoins techniques de la filiale française, notamment le suivi des fournisseurs.
- Accueillir des clients au sein des locaux français.
- Faire la liaison de manière générale entre la France et le siège à Munich.
- S’occuper des reporting de ventes pour le siège à Munich.
- Organiser la communication intérieure et extérieure.
- Créer et faire vivre un calendrier incluant les dates butoir pour la préparation des documents de réunion et conseil d’administration.
- Organiser les plans, itinéraires et ordres pour les voyages internationaux, et conserver les documents pour les réunions qui les concernent.
- Communiquer avec le DG et travailler avec la direction du siège en Allemagne, concernant les différentes échéances et le respect des délais.
- Suivre et superviser tout déplacement professionnel du Directeur de l’entreprise en France, y compris les réservations de vols et hôtels.
- Planifier, organiser et coordonner la réunion hebdomadaire avec le siège.
- Préparer les notes de frais, les demandes d’achat, les demandes de paiement et autres formulaires & documents, valider les achats réalisés par carte de crédit
- Suivre les achats, réaliser les rapprochements, l’obtention des signatures et justificatifs afin de tout soumettre à la comptabilité générale.
- Organiser le budget, suivre les règlements de l’entreprise, vérifier les factures fournisseurs.
- Contribuer au développement du service budgétaire, aider au suivi des dépenses, approuver les demandes au nom et avec l’autorisation du directeur de la filiale française.
Votre profil
- Vous disposez d’une expérience d’au minimum 5 ans dans l’assistanat de Direction / Office management / Assistanat Commercial.
Vos compétences et vos savoir-être :
- Vous parlez anglais de manière fluide – L’allemand sera un vrai un plus.
- Vous êtes autonome
- Vous avez un sens inné de l’organisation et vous êtes rigoureux
- Vous avez un contact facile et vous vous exprimez avec aisance (notamment avec la Direction du siège en Allemagne)
- Vous avez une formation technique ou commerciale, support aux ventes
- Vous êtes polyvalent
- Vous avez une appétence pour le travail en équipe
- Vous avez le sens des responsabilités
- Vous avez une connaissance des logiciels ERP
- Vous avez une maîtrise confirmée du pack Office
Conditions :
- CDI
- Poste basé à Paris12ème
- Télétravail partiel possible après période d’insertion
- Salaire selon profil